Die Gründe dafür liegen im Umstand, dass die goldenen Zeiten auch in der Werkstatt langsam dem Ende zugehen. Einflüsse von außen wie geopolitische oder andere Krisen nehmen zu und lassen die Investitionsbereitschaft in Fahrzeuge und Reparaturen ein wenig schwinden. Und gleichzeitig steigt intern durch den Wettbewerb, der vor allem über die Stundensätze bestritten wird, der Druck auf die Werkstätten. Genau aus diesen Gründen nimmt das Thema „Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung“ aktuell stark Fahrt auf. Die Art und Weise, wie sich ein Unternehmen auf die Zukunft vorbereitet, hängt auch stark von den handelnden Personen ab. Eines ist aber sichtbar: Überall dort, wo eine jüngere Generation in die Betriebe Einzug gehalten hat und Verantwortung übernimmt, wird mehr auf Prozesse und deren sinnvolle Ausgestaltung Rücksicht genommen.
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Unterstützung bei der Veränderung
Ist ein Betriebsverantwortlicher gewillt, Änderungen bei Abläufen und Prozessen herbeizurufen, so hilft ihm das Know-how externer Fachleute, aber in vielen Fällen auch die umfassende Expertise, die Lieferanten über den reinen Produktverkauf hinaus anbieten. Ein Beispiel dafür ist der Lackhersteller AkzoNobel mit seinem modular aufgebauten und patentierten Beratungsprogramm Process Centered Environment (PCE). „PCE beschreibt eine prozessgesteuerte Umgebung oder kurz gesagt: Im Prinzip wird den Prozessen alles andere untergeordnet“, erklärt PCE-Experte Armin Dürr. Das Konzept fußt auf 10 Bausteinen, die sich mit unterschiedlichen Prozessebenen auseinandersetzen.
Der Annahmeprozess ist entscheidend
Das beginnt schon weit vor den eigentlichen Arbeiten in der Werkstätte, nämlich bereits im Annahmeprozess des Kundenfahrzeugs oder dem richtigen Personaleinsatz. Bereits bei der Fahrzeugannahme sollten alle offenen Fragen hinsichtlich Reparaturart und Reparaturaufwand geklärt werden, damit das Fahrzeug in weiterer Folge ohne Verzögerungen durch die einzelnen Werkstattbereiche geführt werden kann. Frühzeitig muss auch der richtige Materialeinsatz im Vorfeld festgelegt werden und dazu hat Dürr eine klare Ansicht. „Viele wollen beim Material Geld sparen, ein billiger Einkauf hingegen rechnet sich kaum.“ Vielmehr rät der Experte dazu, möglichst nur auf Produkte zu setzen, die in einem System optimal aufeinander abgestimmt sind.
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Personal muss in Prozesse integriert werden
Wesentlich für alle Maßnahmen rund um die Optimierung von Prozessen ist, dass die Veränderungen von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mitgetragen werden. Personal sollte aktiv in Prozesse miteinbezogen werden, Vorschläge aus den Reihen der Beschäftigten sollten ernst genommen und bei Bedarf auch umgesetzt werden. Sinnvoll ist auch ein morgendliches Meeting, in dem in aller Kürze – hier reichen fünf Minuten – besprochen wird, welche und auf welche Art Fahrzeuge im Laufe des Tages repariert werden sollen. „Hier werden Prozesse im Schnelldurchlauf besprochen und so wird garantiert, dass diese in der Praxis auch umgesetzt werden“, so Dürr. Neben dem Willen spielt auch die Qualifikation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine große Rolle. Der Betriebsinhaber muss seine Tätigkeiten und Prozesse genau kennen, ebenso muss er wissen, welches Know-how er für welchen Prozessschritt benötigt. Und er muss die Fähigkeiten seiner Beschäftigten genau kennen. Letztgenannter Punkt hängt eng mit den Ausbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zusammen. Als Führungskraft ist es unerlässlich zu wissen, welche Möglichkeiten der einzelne Beschäftigte hat und wo seine Grenzen sind.
Kenntnis über Zeiten und Energieverbräuche
Ein weiterer wichtiger Punkt sind Automatisierungsprozesse. Hier geht es um die Frage, bei welchem Prozessschritt Personal eingespart werden kann, damit dieses an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden kann. Prozessschritte gibt es im Werkstattalltag zur Genüge, am wichtigsten ist es, genau zu wissen, wie viel Zeit für jeden Arbeitsschritt benötigt wird. Analysen aus der Praxis weisen hier auf einige Problemfelder hin: Noch immer wird in manchen Betrieben zu viel Zeit aufgewendet, um Fahrzeuge zu rangieren oder das passende Werkzeug zu suchen. Neben der Zeit ist auch der Energieverbrauch relevant, ein Betrieb muss die technischen Daten und den Energieverbrauch seiner Geräte genau kennen. Zwar sind in manchen Werkstätten noch immer jahrzehntealte Gerätschaften im Einsatz, hier muss man sich genau anschauen, ob man mit einer Neuanschaffung nicht viel besser beraten ist. Es sind oft viele kleine Dinge, die den Energieverbrauch senken können: Licht, Heizung, Druckluftanlage sind da nur einige der Beispiele.
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Unterbrechungsfrei durch die Werkstatt
Es ist entscheidend, sich bereits frühzeitig mit dem konkreten Ablauf der Reparatur im Einzelfall zu beschäftigen, das heißt, welche Ersatzteile sind notwendig, sind diese da, sind das richtige Werkzeug und das richtige Personal verfügbar? Im Karosserie- und Lackierumfeld ist die Farbtonbestimmung ein wesentlicher Punkt. Denn es macht einen großen Unterschied, ob es sich um einen Standard- oder einen Spezial-Farbton handelt, ob benachbarte Karosserieteile mitlackiert werden müssen oder nicht – alles das muss im Auftrag genau festhalten werden. Werden die Schritte Punkt für Punkt abgearbeitet, dann läuft das Fahrzeug nach einem festgelegten Schema durch die unterschiedlichen Werkstattbereiche, ohne Hektik und ohne Unterbrechungen.
Über allem stehen die Kosten
Sich mit Prozessen auseinanderzusetzen, heißt auch, seine Kosten genau zu kennen. Der wirtschaftliche Hebel ist noch immer der stärkste Auslöser für Veränderungen. Es muss genau kalkuliert werden, auch bei Arbeiten, die nicht immer direkt verrechnet werden können, etwa die Fahrzeugwäsche und das Aussaugen nach einer Service- und Reparaturarbeit. Oder den sogenannten Aufbereitungskosten („Finish“) bei Arbeiten an der Karosserie.
Die durchschnittliche Finishzeit liegt pro Reparatur zwischen einer und eineinhalb Stunden, auch hier muss geschaut werden, wie sich der zeitliche Aufwand und die Kosten reduzieren lassen.
„Geld motiviert immer“, könnte man an dieser Stelle festhalten. Gerade in der Optimierung von Prozessen liegt viel monetäres Potenzial verborgen. Dieses freizulegen, ist die Aufgabe von Führungskräften, die auch neuen Arbeitsmethoden und deren Entwicklung gegenüber aufgeschlossen sein sollten. Ohne dabei die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Boot zu holen, diese aktiv miteinzubeziehen und wertzuschätzen, geht es aber nicht.
