Unternehmensberater Michael Raab nennt die drei strategischen Handlungsfelder „Prozessoptimierung durch Digitalisierung“, „Liquiditätssicherung“ und „gelebte Unternehmenskultur“, auf die sich KMUs besonders konzentrieren sollten. Mit der Verwendung digitaler Tools können Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit erhöht werden. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Möglichkeiten und Chancen der Digitalisierung in sämtlichen betrieblichen Prozessen zu analysieren und dann effektiv einzusetzen. Damit steigert ein Betrieb nicht nur die Effizienz von Arbeitsprozessen, sondern eröffnet auch neue Möglichkeiten für innovative Geschäftsmodelle. Im Kern geht es darum, bestehende Arbeitsabläufe von analog auf digital umzustellen, um Prozesse effizienter, fehlerfreier und kostengünstiger auszugestalten. Hier geht es nicht um triviale Maßnahmen, etwa Papier durch elektronische Dokumente zu ersetzen, sondern darum, Prozesse grundlegend neu zu denken und technologisch zu unterstützen. Es geht um die „digitale Transformation“.
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Von analogen zu digitalen Prozessen
Um überhaupt optimieren zu können, braucht es die genaue Kenntnis über die bis dato eingesetzten Prozesse, sprich die Analyse des Ist-Zustandes. Bereits hier können digitale Tools wie Process Mining eingesetzt werden, um bestehende Datenströme zu analysieren – inklusive der Erkennung von Engpässen und Ineffizienzen. In einem nächsten Schritt muss überlegt werden, welche Abläufe automatisiert werden können. Am einfachsten ist hier, Routineaufgaben, die früher manuell erledigt wurden, an entsprechende Softwarelösungen „auszulagern“. Ist das erfolgt, so geht es um die Integration und in diesem Zusammenhang um die Vermeidung von sogenannten „Medienbrüchen“. Daten sollen automatisch von System A zu System B fließen, ohne dass ein Mitarbeiter in diesen Prozess eingebunden ist und so eine mögliche „Fehlerquelle“ entstehen könnte. Der Vorteil digitaler Prozesse liegt auch in der einfachen Umsetzung von Verbesserungsmöglichkeiten. Digitale Prozesse hinterlassen Datenspuren. Somit lässt sich in Echtzeit messen, ob die Optimierung erfolgreich war oder in welchen Bereichen nachgebessert werden muss.
Verschiedene Hebel und Technologien
Die Digitalisierung kennt verschiedene Hebel und Technologien, um Prozesse entscheidend zu verbessern. Handelt es sich um einfache Prozesse, so übernehmen im Rahmen der Robotic Process Automation (RPA) sogenannte „Bots“ einfache, regelbasierte Aufgaben. Ein Beispiel dafür ist das Auslesen von Daten aus einer E-Mail-Rechnung durch einen Bot und in weiterer Folge der automatisierte Eintrag ins ERP-System. Falls Prozesse nicht rein regelbasiert sind, sondern Entscheidungen erfordern, kommen Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning ins Spiel. Als Beispiel dient die Analyse von Inhalt und Tonalität bei Kundenanfragen durch die KI und im nächsten Schritt die automatische Weiterleitung an die richtige Abteilung bzw. die Beantwortung von Standardfragen. Um die zuvor angesprochenen „Medienbrüche“ zu vermeiden, bieten sich Cloud Computing und Kollaborationstools an. Dank Cloudsystemen können alle am Prozess Beteiligten gleichzeitig, ortsunabhängig und in Echtzeit an denselben Daten arbeiten.
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Trotz KI & Co. bleibt der Mensch weiterhin der entscheidende Faktor. Denn alle Beschäftigten müssen im Rahmen der Prozessoptimierung mitgenommen werden. Ist ein neuer Prozess zu komplex oder erfährt strikte Ablehnung durch die Mitarbeiter, so wird dieser kaum bis gar nicht funktionieren.
Immer schön liquide bleiben
Ein weiterer wesentlicher Punkt in KMUs betrifft die Liquiditätssicherung. Diese sorgt dafür, dass finanzielle Mittel schneller freigesetzt, Risiken minimiert und Engpässe vermieden werden können. Einfach gesagt geht es darum, die Wege des Geldes effizienter zu gestalten, damit das Unternehmen zu jeder Zeit zahlungsfähig bleibt. Ein wichtiger Stellhebel in diesem Bereich ist das Forderungsmanagement und hier die Punkte automatisierte Rechnungsstellung, striktes und digitales Mahnwesen sowie Bonitätsprüfungen im Vorfeld. Ein weiterer Hebel ist das Verbindlichkeiten-Management. Hier geht es darum, die eigenen Zahlungsziele strategisch zu nutzen, ohne dabei die Lieferantenbeziehungen zu gefährden. Zentral ist auch die Bestandsoptimierung, denn allein in diversen Lägern wird viel Kapital gebunden. In diesem Bereich empfiehlt sich Just-in-time- bzw. Vorratsminimierung sowie die Erhöhung der Umschlagshäufigkeit in den Lägern.
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Kultur aktiv vorleben
Ganz zentral für den Erfolg einer Firma ist eine gelebte Unternehmenskultur. Gemeint sind echte Verhaltensweisen und die tatsächliche Atmosphäre in den Unternehmen. Eines vorweg: Die Führungskräfte müssen diese Kultur aktiv vorleben, sonst funktioniert dieser Ansatz nicht. Es geht vorrangig um Kommunikation, Führungsstil, Fehlerkultur sowie um Zusammenhalt und Rituale. Schwierig wird es dann, wenn sich die gelebte von der idealen Unternehmenskultur zu stark unterscheidet. Dann schwindet die Motivation des Personals, die Fluktuation erhöht sich und die Effizienz wird geschmälert.
Jetzt geht es nicht darum, all die genannten Punkte sofort umzusetzen. Es ist aber sinnvoll, sich einzelne, auch scheinbar triviale Prozesse einmal genau anzusehen und zu prüfen, ob sich Verbesserungen einfach und rasch umsetzen lassen können. Vielfach fallen hier auch keine Kosten an. Auch geht es nicht darum, Mitarbeitern Arbeit wegzunehmen oder diese durch automatisierte Systeme zu ersetzen, sondern das Personal zielgerichtet dort einzusetzen, wo deren Stärken die beste Wirkung entfalten.
