Bei den Gesprächen, Recherchen und Interviews der letztjährigen Sonderausgabe „KLART€XT – Reden wir über Erträge“ haben die Prozesse eine wesentliche Rolle gespielt: Wirtschaftlicher Erfolg steht in engem Zusammenhang mit effizienten Abläufen. Dazu kommen, wie schon von Projektleiter Andreas Granzer-Schrödl zu Beginn dieses Magazins erklärt, Mitarbeitermotivation und Kundenzufriedenheit.
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So war es naheliegend, diesem Thema eine eigene Ausgabe zu widmen, die Ihnen nun vorliegt (bzw. die Sie bereits durchgelesen haben).
Dabei denkt man heute zuerst an Digitalisierung und an Künstliche Intelligenz, die unsere Prozesse verbessern (oder gar für uns erstellen) sollen. Daraus könnte man schließen, dass dieses Prozess-Thema auch eine Zeitgeisterscheinung und gerade modern ist. Das trifft jedoch nur teilweise zu, denn Abläufe gut zu organisieren, war immer schon wichtig. Klar: je stärker der Wettbewerb und je knapper die Erträge wurden und werden, umso wichtiger – das ist der erste Punkt – sind effiziente Prozesse. Das gilt auch in Autohäusern und Werkstätten, die in ihren Abläufen und Aufträgen ja grundsätzlich sehr individuell funktionieren.
Der zweite Punkt ist die Veränderung im Personalbereich. Bei der Baby-Boomer-Generation, die aktuell in Pension geht, sind Menschen oft ein Leben lang bei einem Arbeitgeber geblieben, waren dort ein fixer und verlässlicher Teil im Getriebe des Unternehmens. Bei allen Generationen, die nachgekommen sind, hat sich das langsam verändert. Heute sind die Betriebe aus Kostengründen viel knapper besetzt und vor allem mit einem massiven Fachkräftemangel konfrontiert. Man kann es nicht über alle Unternehmen verallgemeinern, aber im Schnitt gibt es heute weniger, weniger qualifizierte, weniger engagierte und weniger loyale Mitarbeiter, die gleichzeitig immer komplexere Tätigkeiten durchführen müssen. Das geht sich immer schwerer aus.
„In den Betrieben gibt es weniger, weniger qualifizierte, weniger engagierte und weniger loyale Mitarbeiter für immer komplexere Tätigkeiten.“
Aus diesem Grund müssen die Abläufe, die früher vielleicht ein Kollege ein Leben lang im Griff hatte, für mehrere, oft wechselnde und vielleicht passivere Mitarbeiter aufgesetzt und dokumentiert werden. Denn nur so kann ein Wechsel, ein Ausfall, eine Kündigung, ein Krankenstand oder einfach eine Uninteressiertheit mit wenig Fehlern, weniger Kosten oder weniger Kundenärger ablaufen.
Der dritte Aspekt für dokumentierte Prozesse ist die Rechtssicherheit. Ohne in das übliche Gejammere zu verfallen, aber es wird heute mehr geklagt, denn es muss jemand die Schuld und damit die Kosten tragen. Nur wenn Sie dokumentieren können, dass das Auto schon vorher beschädigt war, dass das Assistenzsystem kalibriert war oder der Kunde die Stoßstange wirklich rosa lackiert haben wollte, sind Sie vor Schadenersatz gefeit.
Bleibt Punkt vier für die wachsende Notwendigkeit durchgängiger und effizienter Prozesse und damit schließt sich der Kreis: Wollen Sie die Digitalisierung und in weiterer Folge die Künstliche Intelligenz nutzen, müssen Ihre Prozesse VORHER gut funktionieren. Ein schlechter Prozess ist auch digital ein schlechter Prozess und die KI wird ihre liebe Not haben, Ihr Unternehmen über Post-it-Zettel und Aufstell-Kalender zu unterstützen.
Die gute Nachricht: Sie sind bei der Umsetzung nicht allein. Auf den vergangenen Seiten haben wir Unternehmen, Dienstleister, Berater und Tools vorgestellt, die sich intensiv damit beschäftigen, die Prozesse auch in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Nutzen Sie dieses Angebot!
