Für jedes Probefahrtkennzeichen muss ein lückenloses Fahrtenbuch geführt werden. Vor jeder einzelne Probefahrt ist darin ein Eintrag zu tätigen. Dieser Nachweis aller Fahrten muss mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden. Gleichzeitig muss bei den meisten Probefahrten eine Bescheinigung, in der Regel ein A4 Zettel, mit sämtlichen Details zur Fahrt befüllt werden. Dieser ist in jedem Fall während der Probefahrt mitzuführen.
Diese gesetzlichen Vorschriften stellen einen erheblichen Mehraufwand für sämtliche KFZ-Betriebe in Österreich dar. Kommt ein Betrieb und dessen Mitarbeiter diesen Vorschriften nicht zur Genüge nach, sind hohe Strafzahlungen die Konsequenz. Ab dem zweiten Verstoß, im Grunde unabhängig der Schwere dessen, kann es sogar zu einem Entzug der Probefahrtkennzeichen kommen. Und wird die Bewilligung zur Durchführung von Probefahrten mal aufgehoben, so darf vor Ablauf von 6 Monaten keine neue Bewilligung erteilt werden. Alleine deshalb ist es wichtig, sich mit diesem Thema zu befassen.
Die gesetzlich erforderlichen Aufzeichnungen im gesamten Betrieb sind schwer überblick- und kontrollierbar. Egal ob ein Mitarbeiter, oder der Betriebsleiter fahrlässig handelt, für das dadurch entstehende Vergehen haftet immer der Geschäftsführer und in weiterer Folge das Unternehmen.
Viel zu oft noch werden die Aufzeichnungen lückenhaft, bis gar nicht geführt. Das liegt zu einem großen Teil am erheblichen Mehraufwand für den Mitarbeiter. Aber alleine schon das Weglassen der Fahrgestellnummer im Fahrtenbuch kann schwerwiegende Folgen haben. Genauso verhält es sich mit unleserlichen Aufzeichnungen. Auf der Webseite www.blaue-kennzeichen.at findet sich ein Auszug von tatsächlich verhängten Strafen durch Benutzung und nicht erlaubte Handhabung von blauen Kennzeichen.
Bei gesetzeskonformer Dokumentation entsteht eine echte “Zettelwirtschaft”, welche wiederum drei Jahre aufbewahrt werden muss. Dies ist in der Praxis, gerade für Betriebe mit einigen Mitarbeiter, nicht zuverlässig umsetzbar.
Bescheinigung am Smartphone
Unter anderem aus diesen Gründen, wurde die Thematik Probefahrten in Österreich neu überdacht und eine praktikable Lösung entwickelt. Ab sofort ist es möglich das Fahrtenbuch für Probefahrten per PC und App am Smartphone zu führen. Gleichzeitig wird dabei automatisch eine gesetzeskonforme Bescheinigung erstellt. Diese kann sogar einfach am Smartphone mitgeführt werden. Es ist daher kein Druck und keine schriftliche Aufzeichnung mehr nötig. Sämtliche, bisher extrem mühsame, Vorgänge werden dadurch nahezu zur Gänze nicht mehr benötigt. Die für die Probefahrtkennzeichen Verantwortlichen Personen, und somit der Betrieb selbst, behält sämtliche Vorgänge rund um Probefahrten stets im Überblick und kann diese auf Knopfdruck einsehen.
Das wichtige Thema Aufbewahrungspflicht ist dadurch umfassend geregelt. Alle Bescheinigungen, sowie Fahrtenbücher werden für mindestens fünf Jahre mehrfach gesichert aufbewahrt. Dadurch kann garantiert nichts mehr verloren gehen.
In der Praxis wählt man vor der Probefahrt das entsprechende blaue Kennzeichen aus. Dabei ist es ganz egal ob dies am allgemeinen Werkstatt-PC, am Smartphone, oder auf einem Tablett passiert. Wählt danach den entsprechenden Zweck und das Ziel der Probefahrt und ist damit fertig. Sämtliche gesetzlich erforderlichen Dokumente wurden erstellt und die Probefahrt kann beginnen.
Die Anwendung www.blaue-kennzeichen.at ist nun seit vier Jahren bei mehr als 700 österreichischen KFZ-Betrieben im Einsatz. Dazu gehören erfolgreiche Ein-Mann Unternehmen, Autohäuser und Branchengrößen wie Porsche Inter Auto, MAN Austria und Pappas. Seither wurden viele sinnvolle Erweiterungen getätigt. So können zum Beispiel Haftungserklärungen für Probefahrten durch Kunden einfach in der Anwendung unterschrieben werden und sind somit auch sicher abgelegt und dokumentiert. Bei Verwendung mit der App muss die Fahrgestellnummer nicht mehr eingegeben werden - diese wird einfach vom Typenschein, oder am Fahrzeug selbst abgescannt. So wird der Vorgang weiter beschleunigt und Fehler vermieden.
